Wie werden Entscheidungen formell getroffen?

Entscheidungen der Organe einer Gesellschaft werden durch formelle Beschlussfassungen nach Maßgabe von Gesellschaftsvertrag, Satzung und gesetzlichen Vorgaben getroffen, meist in Sitzungen nach ordnungsgemäßer Einladung und Dokumentation im Protokoll.

Formelle Entscheidungen von Gesellschaftsorganen wie Geschäftsführung, Vorstand oder Aufsichtsrat erfolgen durch die Beschlussfassung gemäß den jeweiligen Bestimmungen der Satzung oder des Gesellschaftsvertrags. Zunächst muss das Organ – etwa der Aufsichtsrat einer GmbH – ordnungsgemäß einberufen werden, oft unter Einhaltung bestimmter Fristen und formal vorgeschriebener Tagesordnungen. In der Sitzung wird der Beschlussgegenstand diskutiert und anschließend abgestimmt; meist gilt das Mehrheitsprinzip, sofern die Satzung nichts Abweichendes vorsieht. Jeder gefasste Beschluss muss protokolliert werden; das Protokoll dient als Nachweis gegenüber Gesellschaftern, Behörden oder Gerichten. Beispiel: Ein GmbH-Geschäftsführer möchte eine Investition tätigen, die laut Gesellschaftsvertrag einen Gesellschafterbeschluss erfordert. Die Gesellschafterversammlung wird unter Angabe des Beschlussgegenstands schriftlich eingeladen, die Versammlung findet statt, der Beschluss wird ordnungsgemäß gefasst und im Protokoll dokumentiert. Fehler im Ablauf, wie nicht ordnungsgemäße Einladung oder fehlerhafte Protokollierung, können zur Unwirksamkeit der Entscheidung führen.